顧問先や関連企業と共有して業務を効率化してみましょう！

 

以下の手順で、顧問先や、部下、関連部署、子会社等関連会社等の関係者とイベント等を情報共有することができます。

（１）顧問先企業を作る　

※士業事務所向けパッケージ契約者の方のみ必要な作業です。企業向けパッケージ契約者や顧問先企業の方はスキップし、（２）から開始してください。

①　トップ画面で「＋顧問先企業を招待」をクリックします。

②　必要事項を入力し、「＋顧問先企業を招待」をクリックすると指定した代表者メールアドレスに招待メールが飛びますので、顧問先に初回ログイン手続を完了してもらいます。

▶※本ページ末尾にて顧問先企業様向け初期設定資料をダウンロードいただけますので、顧問先企業様へご提供いただくなどご活用ください。

③　これで共有したい顧問先企業のページが作られますので、こちらのページにその顧問先企業のイベントを作成していきます。

※イベントの作り方はこちら。

④　次に、作ったイベントを閲覧できるユーザーを追加していくためには、先ほど作成した顧問先企業のアカウントによって（２）から共有設定を開始していきます。

※顧問先企業のページのユーザーは、顧問先企業のアカウント（管理者・マネジャー）からでしか共有・追加できませんが、顧問先企業のアドミンによって、ご自身のアカウントが顧問先企業のマネージャーとして追加されたユーザーなら士業アカウントからでも共有先を指定できます。

（２）ユーザーを招待する

※士業事務所向けパッケージベーシックプランのお客様はユーザー上限が「１」のためユーザーを招待いただけませんが、招待した顧問先企業アカウント様からはゲストユーザーを無制限に追加いただけます。

①　イベントを共有したい方をユーザーとして招待します（マネージャー権限以上が以下の操作を可能です）。

「設定」▶組織設定「ユーザー」▶「＋ユーザーの追加」をクリックしユーザーを招待してください。

予定を一方的に共有するのみの方にはゲストを、ToDoのみ管理させたい場合はメンバーを、先方がタスクの日時等を修正する想定である場合はマネジャーをご指定ください。

例：直属の部下▶メンバー

　　上司　　　▶マネジャー

　　子会社　　▶ゲスト

※各アカウント権限の一覧はこちら

②　（招待された方の操作）初回ログインを行う

招待された方のメールアドレスに招待メールが届きますので、メールの指示に従い、初回ログインを行うと、新しいパスワードを設定する画面となります。

改めてご自身の覚えやすいパスワードを設定いただくとユーザーが利用できるようになります。

（３）ユーザーにイベントを共有する

ゲスト等として参加したユーザーには、各イベントを共有することができます。

①　「イベント一覧」等から、共有したいイベントをクリックし詳細を表示します。

②　イベント詳細画面右上の「共有設定」をクリックし、共有する相手を「〇〇のすべてのユーザー」か「特定のチーム・ユーザー」かを選択します。

③　「特定のチーム・ユーザー」を選んだ場合は、更に、先ほど招待したユーザー、またはそのユーザーが所属している「チーム」を選択ください。

これで招待したユーザーにイベントが共有されました。

そのユーザーをタスクやToDoの責任者にしてアラートメールを自動配信されるようにしたり、各タスクの備考に共有すべき事項を記載し情報共有するなどして、共有機能を活用しましょう！

★ONEPOINT

社内で共有する場合でも、自分の部署内や特定の部署のみに共有したい場合がありますが一人ひとりを登録管理するのは面倒。そんなときは部署の複数のユーザーを１つの「チーム」として設定し、そのチームに共有設定しましょう。詳細はこちら。