日々のルーチンに組み込んでミスをなくしましょう！

株主総会等のイベントを作成いただいた後、以下のように運用いただくことで、手続きの漏れなく、会社手続を効率的に進行いただけます。

★事前準備

各タスクの日時が近づいてくるとサービス内で通知を受けたり、ご自身のメールアドレスでメールを受け取ったりすることができます。

初期設定は「メールで通知」は「しない」になっていますので、「する」に設定変更、通知期日の設定を推奨いたします。設定はこちら。

１　実務担当者の業務に組み込む

（１）　通知を確認（逐次）

　自身が責任者として登録されたタスクについて、設定された期日（タスクの完了予定日の○日前）がきましたらメールでご自身のメールアドレスに通知されます。

確認次第、タスクの確認を行います。

 

（２）　タスク対応開始、完了時に確認（イベント一覧の確認）

タスクを対応開始した際、完了した際にログインし、確認します。

①　完了したタスクのステータスを更新する。

　直近で完了等したタスクのステータスを「対応中」「完了」に更新します。

②　次のタスクを確認する

　タスクは実施すべき順に並んでいます。対応完了したタスクの次のタスクでやるべきこと・日時を確認し、「責任者」を設定します。必要ならToDoにそのタスクでやるべきことを備忘として記入します。

　なお、各タスクの「タスク説明」には、そのタスクの法的解説が記載されています。一度ご確認いただくことで各タスクの実施日時やToDoに関する留意点等を確認することができます。

※タスクの完了日が決定するとその完了日が基準になっている他のタスクの法定期限が変化する場合がございますのでタスクを完了された場合は周辺のタスクの法定期限にご注意ください。

（３）　予定日が変わった時に確認（修正により思いも寄らない他のタスクの日時変更を確認）

スケジュールが変わった場合に確認し、タスクの日時等を修正します。

修正することでその修正したタスクに連動して他のタスクの法定期間も変更されます。これにより、予想外の法定期間のミスを防止することができます。

（４）　手続きにイレギュラーが生じたときに確認（業務の漏れを防止する）

ある手続きに対し独自の注意点ややるるべきことが生じることがあります。（例えば基準日以降にある株主の住所が変わる予定があるので通知の送付先名簿を更新するなど）

タスクの「備考」にタスクごとのメモを残したり、特別な業務をタスクに紐づいたToDoとして期限を決めて記録しておくことで、イレギュラーな業務を忘れるようなミスを防止できます。

２　管理者の業務に組み込む

（１）現在対応中のタスク、遅れているタスクがないかの確認

「ボード」をご覧いただくことで、「対応中」のタスク、「未対応」のタスク等を一目で確認できます。各週はじめなど、節目でご確認いただくことで、対応漏れのタスクや全体の進捗を管理することができます。

（２）各タスクの責任者の確認

「イベント一覧」「ボード」をご覧いただくことで、各タスクの責任者を一目で確認できます。

また、各タスクの責任者を指定することで、期日が到来すると指定した責任者にメール等で通知がされますので責任者への連絡漏れなども防ぐことができます。